CASE STUDY
Mehr Zeit für Menschen:
Neue Case Study mit mea via Begleitungen GmbH
Wie lassen sich administrative Prozesse in der Sozialbegleitung digitalisieren, ohne die individuelle Arbeit mit Menschen aus den Augen zu verlieren? Gemeinsam mit der mea via Begleitungen GmbH haben wir eine digitale Arbeitsplattform entwickelt, die genau dort ansetzt: weniger Zeit für Administration, mehr Zeit für Begleitung und Beziehungsarbeit. Unsere neue Case Study gibt Einblick in das Projekt.
Wenn Informationen auf verschiedene Tools verteilt sind
Die Arbeit von mea via ist stark fall- und prozessorientiert. Das Team begleitet Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene und Familien in herausfordernden Lebenssituationen – unter anderem im Jugendcoaching, in der sozialpädagogischen Familienbegleitung und im Lernraum.
Entsprechend wichtig sind eine nachvollziehbare Dokumentation, die Koordination zwischen Fachpersonen und externen Stellen sowie die Planung von Terminen, Berichten und Kostengutsprachen. Vor dem gemeinsamen Digitalisierungsprojekt fehlte dafür eine durchgängige digitale Lösung. Informationen waren verteilt, Abläufe teilweise manuell und der administrative Aufwand entsprechend hoch.
Aveline Voramwald, Mitglied der Geschäftsleitung und Leitung Begleitung bei mea via, erinnert sich:
«Es wurde Zeit verloren mit Prozessen, welche nicht einheitlich gestaltet wurden.»
Nicht ein weiteres Tool, sondern eine gemeinsame Arbeitsumgebung
Das Ziel war deshalb von Anfang an grösser als die Digitalisierung einzelner Arbeitsschritte.
Gemeinsam mit mea via haben wir eine massgeschneiderte Plattform geschaffen, die das Tagesgeschäft rund um Klientendossiers, Begleitungen und Lernraum digital unterstützt. Informationen, Zielsetzungen, Journaleinträge, Dokumente, Aufgaben und Leistungen werden an einem Ort zusammengeführt.
Massimiliano Russo, Mitglied der Geschäftsleitung und Leitung Lernraum bei mea via, beschreibt seine Erwartung an das Projekt so:
«Meine Erwartung an easydoo war, dass wir möglichst alle Programme, die wir im Alltag genutzt haben – wie Teams, Excel oder WhatsApp – durch eine zentrale Lösung ersetzen können. Diese Erwartung wurde erfüllt.»
Heute bildet das zentrale Klientendossier die Arbeitsbasis. Die Fachpersonen dokumentieren direkt im Kontext eines Falls, führen Journaleinträge strukturiert entlang definierter Ziele und erfassen Leistungen und Zeitaufwände direkt im Dossier – auch mobil. Die erfassten Informationen bilden wiederum die Grundlage für Berichte, Auswertungen und die Leistungsabrechnung.
Digitalisierung, die im Alltag Zeit schafft
Was sich dadurch verändert, zeigt sich nicht nur in den Prozessen, sondern vor allem im Arbeitsalltag der Fachpersonen. Aveline bringt den Mehrwert auf den Punkt:
«Wir verlieren keine Zeit mit dem Zusammenführen von Daten, sondern können noch mehr Zeit mit dem Hauptinhalt unserer Arbeit, der direkten Begleitung der Familien, verbringen.»
Auch die strukturierte Datennutzung spielt dabei eine wichtige Rolle. Informationen lassen sich schneller finden, Entwicklungen werden sichtbar und Wissen aus einzelnen Fällen kann langfristig nutzbar gemacht werden.
Oder, wie Massimiliano es ganz praktisch beschreibt:
«Die Suchfunktion ist einfach der Hammer. Was früher lange gedauert hat, finde ich heute in wenigen Sekunden.»
Von der digitalen Dossierführung zur Arbeits- und Wissensplattform
Mit dem Projekt ist inzwischen weit mehr entstanden als eine Lösung für die Dokumentation.
Neben der Sozialbegleitung und dem Lernraum werden heute auch Prozesse wie Personaladministration und Vertragsmanagement, Sitzungsorganisation, Fundraising sowie Wissensmanagement über die Plattform unterstützt. Informationen, Dokumente und Wissen stehen damit organisationsweit und ohne Systembrüche zur Verfügung.
Und die Entwicklung geht weiter: Auf der Roadmap stehen weitere Optimierungen zur Entlastung der Fachpersonen, insbesondere durch den gezielten Einsatz KI-gestützter Funktionen. Datenschutz, Vertraulichkeit und der verantwortungsvolle Umgang mit Informationen stehen dabei weiterhin an erster Stelle.
Die ganze Geschichte in unserer neuen Case Study
Wie sah die Ausgangssituation bei mea via im Detail aus? Wie funktioniert die Lösung heute im Arbeitsalltag? Und welche Erfahrungen haben Aveline Voramwald und Massimiliano Russo während der gemeinsamen Entwicklung gemacht?
Unsere neue Case Study «Mehr Zeit für Menschen» gibt einen detaillierten Einblick in das Projekt – von der ersten Bedarfsanalyse bis zur heutigen digitalen Arbeitsplattform.
Hast du Fragen oder möchtest mehr erfahren, dann melde dich bei uns. -info@easydoo.com
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