Prozess · Finanzen & Verträge
Gesuche fair prüfen. Entscheide sauber umsetzen.
Stiftungen, Fonds, Gemeinden und Verbände erhalten laufend Gesuche um Unterstützung. easydoo führt jedes Gesuch von der Eingabe über die Prüfung und den Gremiumsentscheid bis zur Auszahlung und zum Schlussbericht — transparent für Geschäftsstelle und Gremium.
Ausgangslage
Wo es heute hakt
-
Gesuche in vielen Formen
Gesuche kommen per Post, E-Mail oder Formular, mit unterschiedlichen Unterlagen — und oft unvollständig.
-
Aufwendige Sitzungsvorbereitung
Für die Gremiumssitzung werden Gesuche, Einschätzungen und Budgets in Dokumenten zusammengestellt.
-
Auflagen ohne Kontrolle
Ob Raten ausbezahlt, Auflagen erfüllt und Schlussberichte eingereicht sind, wird nicht systematisch verfolgt.
Ablauf
Vom Gesuch bis zur Auszahlung.
Ein klarer Ablauf für Geschäftsstelle, Gremium und Gesuchstellende.
- 1
Gesuch
Gesuche werden erfasst oder über ein Formular eingereicht — mit Antragsteller, Projekt, Betrag und Unterlagen.
- 2
Prüfung
Die Geschäftsstelle prüft Vollständigkeit und Kriterien und hält ihre Einschätzung fest.
- 3
Entscheid
Das Gremium entscheidet in der Sitzung oder im Zirkularverfahren; der Entscheid wird mitgeteilt.
- 4
Auszahlung
Auszahlungen, Auflagen und Berichte werden terminiert und nachverfolgt, bis das Gesuch abgeschlossen ist.
So unterstützt easydoo
Was easydoo dafür mitbringt.
-
Gesuchsdossier
Jedes Gesuch mit Gesuchsteller, Projekt, Budget, Unterlagen und Korrespondenz an einem Ort.
-
Prüfung nach Kriterien
Eigene Felder für Förderkriterien und Einschätzung — für faire, vergleichbare Entscheide.
-
Gremium eingebunden
Gremiumsmitglieder sehen die Gesuche, kommentieren und stimmen ab — auch zwischen den Sitzungen.
-
Sitzungen & Protokoll
Traktandenliste aus den Gesuchen, Beschlüsse im Protokoll, Folgeaufgaben direkt delegiert.
-
Raten & Berichte
Auszahlungsraten, Auflagen und Berichtsfristen mit Erinnerungen — bis zum Abschluss.
-
Auswertungen
Gesprochene Beiträge nach Bereich, Jahr oder Region — für Jahresbericht und Strategie.
Beispiel
So sieht es im Alltag aus
Ein Kulturverein beantragt über das Webformular einen Beitrag für ein Festival. Die Geschäftsstelle fordert das fehlende Budget nach, prüft die Kriterien und traktandiert das Gesuch für die nächste Stiftungsratssitzung. Der Stiftungsrat spricht einen Beitrag in zwei Raten. easydoo erinnert an die zweite Rate — sobald der Zwischenbericht eingegangen ist.
Ihr Nutzen
Was sich verändert.
-
Faire Entscheide
Einheitliche Kriterien für alle Gesuche.
-
Effiziente Sitzungen
Unterlagen sind vorbereitet und vollständig.
-
Kontrollierte Auszahlung
Raten und Auflagen werden nachverfolgt.
-
Wirkung belegt
Berichte und Zahlen für den Jahresbericht.
Einführung
In wenigen Wochen produktiv.
Sie beginnen nicht bei null: Der Ablauf steht als Vorlage bereit und wird gemeinsam mit Ihnen auf Ihre Organisation abgestimmt.
-
Ablauf verstehen
Im Gespräch klären wir, wie der Prozess heute läuft, wer beteiligt ist und wo es hakt.
-
Vorlage anpassen
Felder, Schritte, Zuständigkeiten und Fristen werden auf Ihre Arbeitsweise abgestimmt.
-
Einführen und erweitern
Das Team startet mit dem Prozess — weitere Abläufe kommen dazu, wenn Sie so weit sind.
Nicht einfach eine Standard-Demo.
Ihre Prozesse sind der Ausgangspunkt.
Wir lernen Ihre Abläufe und Herausforderungen kennen. Anschliessend zeigen wir Ihnen konkret, wie Ihre Prozesse in easydoo aussehen können. Für den Einstieg genügt ein kurzes Gespräch — kostenlos und unverbindlich.
- 01
Erstes Gespräch
Wir möchten verstehen, wie Ihre Prozesse heute ablaufen, welche Herausforderungen bestehen und welche Systeme Sie nutzen.
- 02
Vorbereitung
Wir bereiten anhand Ihrer Prozesse konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie easydoo Sie unterstützen kann.
- 03
Zweites Gespräch
Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Prozesse in easydoo aussehen können, und besprechen gemeinsam die Möglichkeiten.