Prozess · Finanzen & Verträge
Verträge im Blick — Fristen im Griff.
Miet-, Wartungs-, Lizenz- oder Lieferantenverträge: Jeder Vertrag hat Laufzeiten, Kündigungsfristen und eine verantwortliche Person. easydoo führt sie zentral, mit allen Dokumenten und Nachträgen — und erinnert rechtzeitig, statt Fristen verpassen zu lassen.
Ausgangslage
Wo es heute hakt
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Verträge an vielen Orten
Im Ordner, auf dem Laufwerk, im Mailanhang: Den aktuell gültigen Vertrag zu finden, dauert.
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Verpasste Kündigungsfristen
Verträge verlängern sich stillschweigend, weil niemand an die Kündigungsfrist gedacht hat.
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Unklare Verantwortung
Wer einen Vertrag betreut, prüft und verlängert, ist nicht festgelegt — oder die Person hat das Unternehmen verlassen.
Ablauf
Vom Entwurf bis zur Verlängerung.
Der ganze Lebenszyklus eines Vertrags an einem Ort.
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Erfassung
Der Vertrag wird mit Partner, Art, Laufzeit, Kündigungsfrist, Wert und verantwortlicher Person erfasst.
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Prüfung
Entwürfe werden intern geprüft — Rechtsdienst, Finanzen oder Geschäftsleitung geben ihre Freigabe im Prozess.
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Unterzeichnung
Die unterzeichnete Fassung wird abgelegt; Nachträge und Korrespondenz bleiben beim Vertrag.
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Fristen
easydoo erinnert die verantwortliche Person rechtzeitig vor Ablauf der Kündigungsfrist.
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Verlängerung
Verlängern, neu verhandeln oder kündigen: Der Entscheid wird als Aufgabe bearbeitet und dokumentiert.
So unterstützt easydoo
Was easydoo dafür mitbringt.
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Vertragsdossier
Jeder Vertrag ist ein Dossier mit eigenen Feldern, Vertragspartner, Dokumenten, Nachträgen und Notizen.
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Fristen & Erinnerungen
Laufzeiten und Kündigungsfristen lösen automatisch Erinnerungen und Aufgaben aus — mit Vorlaufzeit.
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Prüfung & Freigabe
Mehrstufige Freigaben mit nachvollziehbarem Entscheid — wer hat wann zugestimmt?
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Dokumente mit Versionen
Entwürfe, unterzeichnete Fassungen und Nachträge mit Versionierung — die gültige Version ist immer klar.
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Verknüpft mit dem Partner
Verträge sind mit Lieferant, Kunde oder Liegenschaft verknüpft — alles Relevante ist einen Klick entfernt.
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Überblick
Auslaufende Verträge, Vertragsvolumen und Fristen der nächsten Monate auf einem Dashboard.
Beispiel
So sieht es im Alltag aus
Der Wartungsvertrag für die Telefonanlage hat eine Kündigungsfrist von sechs Monaten. Drei Monate vor Fristende erhält der IT-Verantwortliche eine Aufgabe: verlängern oder kündigen? Er holt eine Vergleichsofferte ein, die Geschäftsleitung entscheidet im Prozess — und der Entscheid ist mit allen Unterlagen beim Vertrag dokumentiert.
Ihr Nutzen
Was sich verändert.
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Keine verpassten Fristen
Erinnerungen kommen rechtzeitig, mit Vorlauf.
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Ein Ort für alles
Gültige Fassung, Nachträge und Korrespondenz zusammen.
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Klare Verantwortung
Jeder Vertrag hat eine zuständige Person.
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Bessere Konditionen
Zeit zum Verhandeln statt stiller Verlängerung.
Einführung
In wenigen Wochen produktiv.
Sie beginnen nicht bei null: Der Ablauf steht als Vorlage bereit und wird gemeinsam mit Ihnen auf Ihre Organisation abgestimmt.
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Ablauf verstehen
Im Gespräch klären wir, wie der Prozess heute läuft, wer beteiligt ist und wo es hakt.
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Vorlage anpassen
Felder, Schritte, Zuständigkeiten und Fristen werden auf Ihre Arbeitsweise abgestimmt.
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Einführen und erweitern
Das Team startet mit dem Prozess — weitere Abläufe kommen dazu, wenn Sie so weit sind.
Nicht einfach eine Standard-Demo.
Ihre Prozesse sind der Ausgangspunkt.
Wir lernen Ihre Abläufe und Herausforderungen kennen. Anschliessend zeigen wir Ihnen konkret, wie Ihre Prozesse in easydoo aussehen können. Für den Einstieg genügt ein kurzes Gespräch — kostenlos und unverbindlich.
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Erstes Gespräch
Wir möchten verstehen, wie Ihre Prozesse heute ablaufen, welche Herausforderungen bestehen und welche Systeme Sie nutzen.
- 02
Vorbereitung
Wir bereiten anhand Ihrer Prozesse konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie easydoo Sie unterstützen kann.
- 03
Zweites Gespräch
Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Prozesse in easydoo aussehen können, und besprechen gemeinsam die Möglichkeiten.