Prozess · Kunden & Markt
Reklamationen lösen — und daraus lernen.
Eine Reklamation ist eine Chance, einen Kunden zu halten. Dafür braucht es eine schnelle, kompetente Antwort und eine Lösung, die das Problem behebt. easydoo bringt Reklamation, Abklärung, Antwort und Ursache in einen Ablauf — direkt beim Kunden.
Ausgangslage
Wo es heute hakt
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Verstreute E-Mails
Reklamationen kommen bei verschiedenen Personen an und werden in langen E-Mail-Verläufen bearbeitet.
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Kunde wartet
Abklärungen ziehen sich hin, der Kunde fragt nach — und niemand kennt den aktuellen Stand.
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Ursache bleibt
Die Reklamation wird erledigt, aber nicht ausgewertet. Derselbe Fehler passiert wieder.
Ablauf
Vom Eingang bis zur Rückmeldung.
Jede Reklamation durchläuft denselben, verbindlichen Weg.
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Eingang
Die Reklamation wird per E-Mail, Telefon oder Formular erfasst und dem Kunden und dem Auftrag zugeordnet.
- 2
Abklärung
Die zuständige Person klärt ab — mit Fachbereich, Lieferant oder Aussendienst, alle im selben Vorgang.
- 3
Lösung
Eine Lösung wird festgelegt: Ersatz, Gutschrift, Nachbesserung oder Erklärung — bei Bedarf mit Freigabe.
- 4
Rückmeldung
Der Kunde erhält eine Rückmeldung; Ursache und Lösung werden für die Auswertung festgehalten.
So unterstützt easydoo
Was easydoo dafür mitbringt.
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Erfassung aus E-Mail
Reklamationen aus dem Postfach werden mit einem Klick zum Vorgang — inklusive Anhängen.
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Beim Kunden abgelegt
Jede Reklamation gehört zum Kundendossier — mit Aufträgen, früheren Reklamationen und Korrespondenz.
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Interne Abklärung
Fachbereiche werden per Aufgabe eingebunden; Chat und Notizen bleiben beim Vorgang.
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Antwort aus dem Vorgang
Die Antwort an den Kunden geht direkt aus easydoo und wird automatisch abgelegt.
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Fristen für Antworten
Antwort- und Lösungsfristen werden überwacht — Erinnerungen, bevor der Kunde nachfragen muss.
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Ursachenauswertung
Ursachen und Kategorien werden ausgewertet und fliessen ins Qualitätsmanagement.
Beispiel
So sieht es im Alltag aus
Ein Kunde reklamiert per E-Mail eine beschädigte Lieferung. Der Innendienst erfasst die Reklamation mit einem Klick, ordnet sie dem Auftrag zu und bittet das Lager per Aufgabe um Abklärung. Noch am selben Tag geht eine Ersatzlieferung raus, der Kunde erhält eine Bestätigung — und die Ursache «Verpackung» fliesst in die monatliche Auswertung.
Ihr Nutzen
Was sich verändert.
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Schnellere Lösungen
Alle Beteiligten arbeiten im selben Vorgang.
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Zufriedenere Kunden
Verbindliche Antworten statt Funkstille.
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Voller Überblick
Jede Reklamation mit Stand und Verlauf.
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Weniger Wiederholungen
Ursachen werden ausgewertet und behoben.
Einführung
In wenigen Wochen produktiv.
Sie beginnen nicht bei null: Der Ablauf steht als Vorlage bereit und wird gemeinsam mit Ihnen auf Ihre Organisation abgestimmt.
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Ablauf verstehen
Im Gespräch klären wir, wie der Prozess heute läuft, wer beteiligt ist und wo es hakt.
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Vorlage anpassen
Felder, Schritte, Zuständigkeiten und Fristen werden auf Ihre Arbeitsweise abgestimmt.
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Einführen und erweitern
Das Team startet mit dem Prozess — weitere Abläufe kommen dazu, wenn Sie so weit sind.
Nicht einfach eine Standard-Demo.
Ihre Prozesse sind der Ausgangspunkt.
Wir lernen Ihre Abläufe und Herausforderungen kennen. Anschliessend zeigen wir Ihnen konkret, wie Ihre Prozesse in easydoo aussehen können. Für den Einstieg genügt ein kurzes Gespräch — kostenlos und unverbindlich.
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Erstes Gespräch
Wir möchten verstehen, wie Ihre Prozesse heute ablaufen, welche Herausforderungen bestehen und welche Systeme Sie nutzen.
- 02
Vorbereitung
Wir bereiten anhand Ihrer Prozesse konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie easydoo Sie unterstützen kann.
- 03
Zweites Gespräch
Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Prozesse in easydoo aussehen können, und besprechen gemeinsam die Möglichkeiten.