Contexte et situation initiale
Qui est mea via?
mea via Begleitungen GmbH soutient des enfants, des jeunes, de jeunes adultes et des familles dans des situations de vie difficiles. L’objectif est de renforcer les personnes, de rendre visibles leurs ressources et de développer ensemble des perspectives solides pour le quotidien. Le travail se fait en ambulatoire, au plus près de la vie réelle, et s’oriente sur les besoins individuels des personnes accompagnées.
L’offre comprend notamment:
- le coaching pour jeunes
- l’accompagnement socio-éducatif des familles
- l’accompagnement des visites et des remises
- l’espace d’apprentissage
Quel était le défi?
Le travail socio-éducatif de mea via est fortement orienté vers les cas et les processus. Il en découle des exigences élevées en matière de:
- documentation et traçabilité
- coordination entre professionnels, mandants et services externes
- planification des rendez-vous, des rapports et des garanties de prise en charge des coûts
Avant l’introduction, ces processus n’étaient pas représentés numériquement de bout en bout. Les informations étaient dispersées, certains déroulements étaient manuels et la charge administrative était élevée en conséquence.
Objectifs du projet
L’objectif de mea via était de numériser de manière globale les processus de l’accompagnement social et de les représenter de façon structurée. Concrètement, il s’agissait de:
- gérer tous les dossiers clients de manière centralisée,
- standardiser et automatiser les processus,
- améliorer la collaboration au sein de l’équipe,
- simplifier la documentation ainsi que la facturation des prestations et des frais.
La solution easydoo
Avec easydoo, une plateforme sur mesure a été créée, qui soutient numériquement l’ensemble des activités quotidiennes autour des dossiers clients, des accompagnements et de l’espace d’apprentissage.
Au centre se trouve le dossier client, base de travail centrale. Toutes les informations, objectifs, entrées de journal, documents, tâches et prestations sont réunis en un seul endroit et sont toujours à jour.
L’accent a été mis sur:
- une documentation structurée selon les objectifs convenus
- une tenue de journal simplifiée grâce à des modèles et des processus clairs
- des rapports pertinents établis directement à partir des informations saisies
- une meilleure exploitation des données grâce aux mots-clés et à une saisie standardisée
- la réduction de la charge administrative au quotidien
Il en résulte des parcours de cas traçables, une meilleure vue d’ensemble des évolutions et des progrès, ainsi qu’un accompagnement orienté vers l’impact.
Un processus numérique de bout en bout pour l’accompagnement social et l’espace d’apprentissage. Toutes les informations, objectifs, entrées de journal, prestations et rapports sont gérés en un seul endroit – de manière traçable, structurée et disponible en tout temps.
Un dossier client central
Le dossier client est au cœur du travail:
- toutes les informations pertinentes du cas en un seul endroit
- tâches, planification et communication intégrées
- documentation directement dans le contexte du cas
- prestations et frais transparents, clairement rattachés au client
Résultat: un environnement de travail uniforme et continu.
Une tenue de journal structurée et efficace
Une solution de journal simple d’utilisation a été mise en place pour le travail quotidien dans l’accompagnement et l’espace d’apprentissage:
- des entrées standardisées selon les objectifs
- une structure claire au lieu de textes libres et confus
- une complexité réduite pour les collaborateurs
Résultat: les entrées de journal sont plus faciles à saisir et immédiatement exploitables.
Une documentation orientée objectifs
Les entrées se font directement dans le contexte d’objectifs clairement formulés et mesurables.
Résultat: les rapports sont établis directement à partir de la documentation, et la gestion des cas est cohérente et traçable.
Saisie intégrée des prestations
Les prestations et le temps consacré sont saisis directement dans le dossier client – également sur mobile. Toutes les informations sont toujours à jour et constituent, sans double saisie, la base de la facturation, des analyses et du controlling.
Résultat: moins de charge administrative, une meilleure qualité des données et une facturation efficace sans double saisie.
Une collaboration efficace au sein de l’équipe
- toutes les personnes impliquées travaillent dans le même dossier
- des responsabilités, autorisations et rôles clairs
Résultat: une meilleure coordination, une communication intégrée et de la transparence.
Une collaboration sécurisée avec les services externes
Les mandants, curateurs, écoles et autres services spécialisés peuvent, si nécessaire, accéder aux informations, documents ou rapports pertinents via des liens de partage protégés et limités dans le temps. Toutes les personnes impliquées travaillent en tout temps avec des informations à jour, tandis que les autorisations et les accès restent entièrement contrôlables.
Résultat: une collaboration sécurisée avec tous les acteurs – sans rupture de support.
Mots-clés et utilisation structurée des données
L’utilisation de mots-clés dans la documentation permet
- d’obtenir rapidement une vue d’ensemble du cas,
- de trouver immédiatement les informations pertinentes,
- de rendre visibles les évolutions et les schémas.
Résultat: les schémas de comportement des clients sont plus faciles à reconnaître, et le savoir issu des cas reste exploitable à long terme.
Des processus plutôt que des outils isolés
L’ensemble du déroulement – de la demande à la clôture – est représenté dans le système. Point important: les tâches administratives découlent automatiquement du processus. Exemples:
- La facturation repose directement sur les prestations saisies.
- Les frais sont documentés dans le contexte du travail.
- Les rapports sont établis directement à partir des informations existantes.
Résultat: aucune charge administrative supplémentaire.
Conclusion
L’accompagnement social vit des relations, de la confiance et du temps consacré aux personnes.
Avec easydoo, mea via a posé les bases pour réduire les tâches administratives, utiliser le savoir de manière transparente et rendre les processus plus efficaces. Les informations sont disponibles de manière centralisée, la documentation est traçable et la collaboration au sein de l’équipe est soutenue durablement.
Il reste ainsi plus de temps pour l’accompagnement, le développement et les perspectives – et donc pour les personnes qui sont au centre du travail de mea via.
Perspectives et développement
De la documentation au savoir de l’organisation
La numérisation de l’accompagnement social et de l’espace d’apprentissage a posé les bases d’une plateforme de travail numérique complète. Déjà réalisés aujourd’hui:
- administration du personnel et gestion des contrats
- organisation des séances avec procès-verbaux et transparence sur les tâches et les décisions
- processus de fundraising
- base de connaissances et gestion des connaissances
Les informations, documents et connaissances sont ainsi disponibles de manière centralisée et peuvent être utilisés dans toute l’organisation – sans aucune rupture entre systèmes.
C’est surtout la combinaison d’une tenue de journal structurée, d’un travail sur les cas orienté objectifs et d’une base de connaissances qui crée une valeur ajoutée durable. Expériences, enseignements et bonnes pratiques ne restent pas cachés dans des dossiers individuels, mais demeurent exploitables à long terme.
La plateforme évolue ainsi en continu d’un outil de documentation vers une plateforme centrale de connaissances et de travail pour toute l’organisation.
Prochaines étapes
D’autres optimisations visant à décharger les professionnels figurent sur la feuille de route, avec un accent particulier sur l’utilisation ciblée de fonctions basées sur l’IA. À l’avenir, la documentation, les rapports et les processus administratifs doivent être soutenus de manière encore plus efficace – toujours dans le but de réduire encore la charge administrative et de libérer plus de temps pour accompagner les enfants, les jeunes et les familles.
La protection des données, la confidentialité et l’utilisation responsable des informations restent bien entendu toujours prioritaires.
Témoignage
La numérisation de l’accompagnement social et de l’espace d’apprentissage du point de vue de mea via – entretien avec Aveline Voramwald et Massimiliano Russo.
À quels défis concrets étiez-vous confrontée avant la mise en place de la solution numérique?
Aveline Voramwald: Le plus grand défi résidait dans la gestion du temps lors de la répartition du travail. Nous perdions du temps avec des processus qui n’étaient pas conçus de manière uniforme. Nous utilisions différents outils qu’il fallait chaque fois rassembler. Le risque d’oublier quelque chose était plus élevé, sans parler de la perte de temps. La structure des séances et la rédaction des procès-verbaux ont aussi été nettement simplifiées.
Quelles étaient tes attentes envers le projet et la mise en œuvre avec easydoo? Et dans quelle mesure ont-elles été satisfaites?
Massimiliano Russo: Mon attente envers easydoo était que nous puissions remplacer par une solution centrale le plus possible des programmes que nous utilisions au quotidien – comme Teams, Excel ou WhatsApp. Cette attente a été satisfaite. Aujourd’hui, toutes les données relatives à l’espace d’apprentissage se trouvent dans easydoo. Cela rend notre travail nettement plus simple et plus clair.
Quel rôle jouent les données structurées et la tenue centralisée des dossiers dans votre quotidien?
Aveline Voramwald: Une grande part du professionnalisme de notre travail réside dans une tenue de dossiers claire et traçable. Notre travail doit être justifié auprès des mandants, et nous ne devons pas perdre la vue d’ensemble des données pour cela.
Notre travail avec la clientèle est très individuel et orienté vers des objectifs; cela doit pouvoir être représenté. La tenue centralisée et structurée des dossiers rend le travail plus simple et plus efficace. Nous ne perdons plus de temps à rassembler des données et pouvons consacrer encore plus de temps à l’essentiel de notre travail: l’accompagnement direct des familles. Chaque collaborateur obtient un aperçu spécifique et les autorisations correspondantes, le contenu se limitant à l’essentiel.
Si tu compares ton travail avant et après l’introduction d’easydoo: qu’est-ce qui te frappe en premier, et de quelles fonctions ne voudrais-tu plus te passer?
Massimiliano Russo: Ce dont je ne voudrais plus me passer aujourd’hui, c’est clairement la saisie structurée dans l’espace d’apprentissage. Elle nous a permis de représenter les informations quotidiennes les plus importantes dans un questionnaire orienté vers des objectifs. Cela nous fournit des chiffres clairs et exploitables pour les rapports. Et la fonction de recherche est tout simplement géniale. Ce qui prenait autrefois beaucoup de temps, je le trouve aujourd’hui en quelques secondes.
Recommanderais-tu easydoo à d’autres organisations du domaine social – et pourquoi?
Massimiliano Russo: Je recommande déjà easydoo – pas seulement à des amis du secteur social, mais de manière générale. Avec easydoo, presque tout est possible.
Lors du premier entretien, nous avons pu montrer à Andi (Andreas Schwengeler) les difficultés que nous rencontrions avec notre ancien programme. Une analyse des besoins en a résulté, puis des propositions de solutions concrètes nous ont été présentées. Nous en avons discuté ensemble, puis elles ont été mises en œuvre exactement selon nos souhaits. Andi et Raffaella ont rendu possible pratiquement tous nos souhaits. De la première vision jusqu’à la mise en place, nous avons été conseillés et accompagnés rapidement et avec compétence. La formation de nos collaborateurs s’est également déroulée sans accroc.
Et lorsque nous avons aujourd’hui des questions ou besoin de soutien, ils sont rapidement joignables et aident sans complications.
