Hintergrund und Ausgangssituation
Wer ist mea via?
Die mea via Begleitungen GmbH unterstützt Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene und Familien in herausfordernden Lebenssituationen. Ziel ist es, Menschen zu stärken, Ressourcen sichtbar zu machen und gemeinsam tragfähige Perspektiven für den Alltag zu entwickeln. Die Arbeit erfolgt ambulant, lebensnah und orientiert sich an den individuellen Bedürfnissen der begleiteten Personen.
Das Angebot umfasst unter anderem:
- Jugendcoaching
- Sozialpädagogische Familienbegleitung
- Besuchs- und Übergabebegleitungen
- Lernraum
Wie sah die Herausforderung aus?
Die sozialpädagogische Arbeit von mea via ist stark fall- und prozessorientiert. Dabei entstehen hohe Anforderungen an:
- Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
- Koordination zwischen Fachpersonen, Auftraggebenden und externen Stellen
- Planung von Terminen, Berichten und Kostengutsprachen
Vor der Einführung fehlte eine durchgängige, digitale Abbildung dieser Prozesse. Informationen waren verteilt, Abläufe teilweise manuell und der administrative Aufwand entsprechend hoch.
Zielsetzung des Projekts
Ziel von mea via war es, die Prozesse der Sozialbegleitung ganzheitlich zu digitalisieren und strukturiert abzubilden. Konkret sollten:
- alle Klientendossiers zentral geführt werden,
- Prozesse standardisiert und automatisiert werden,
- die Zusammenarbeit im Team verbessert werden,
- Dokumentation sowie Leistungs- und Spesenabrechnung vereinfacht werden.
Lösung durch easydoo
Mit easydoo wurde eine massgeschneiderte Plattform geschaffen, die das gesamte Tagesgeschäft rund um Klientendossiers, Begleitungen und Lernraum digital unterstützt.
Im Zentrum steht das Klientendossier als zentrale Arbeitsgrundlage. Alle Informationen, Zielsetzungen, Journaleinträge, Dokumente, Aufgaben und Leistungen werden an einem Ort zusammengeführt und stehen jederzeit aktuell zur Verfügung.
Im Mittelpunkt standen dabei:
- strukturierte Dokumentation entlang der vereinbarten Zielsetzungen
- einfachere Journalführung mit Vorlagen und klaren Prozessen
- aussagekräftige Berichterstattung direkt aus den erfassten Informationen
- bessere Auswertbarkeit durch Keywords und standardisierte Datenerfassung
- Reduktion des administrativen Aufwands im Tagesgeschäft
Dadurch entstehen nachvollziehbare Fallverläufe, eine bessere Übersicht über Entwicklungen und Fortschritte sowie eine wirkungsorientierte Begleitung.
Ein durchgängiger digitaler Prozess für Sozialbegleitung und Lernraum. Alle Informationen, Zielsetzungen, Journaleinträge, Leistungen und Berichte werden an einem Ort geführt – nachvollziehbar, strukturiert und jederzeit verfügbar.
Wie unterstützt easydoo die Fachpersonen im Alltag?
Zentrales Klientendossier
Das Klientendossier bildet den Mittelpunkt der Arbeit:
- alle fallrelevanten Informationen zentral
- Aufgaben, Planung und Kommunikation integriert
- Dokumentation direkt im Kontext des Falls
- Leistungen und Spesen transparent und mit klarem Klientenbezug
Ergebnis: eine einheitliche, durchgängige Arbeitsumgebung.
Strukturierte und effiziente Journalführung
Für die tägliche Arbeit in der Begleitung und im Lernraum wurde eine einfach nutzbare Journallösung umgesetzt:
- standardisierte Einträge entlang von Zielen
- klare Struktur statt freier, unübersichtlicher Texte
- reduzierte Komplexität für Mitarbeitende
Ergebnis: Journaleinträge sind einfacher zu erfassen und sofort auswertbar.
Dokumentation entlang von Zielen
Einträge erfolgen direkt im Kontext von klar formulierten und messbaren Zielen.
Ergebnis: Berichte entstehen direkt aus der Dokumentation, die Fallführung ist konsistent und nachvollziehbar.
Integrierte Leistungserfassung
Leistungen und Zeitaufwände werden direkt – auch mobil – im Klientendossier erfasst. Alle Informationen stehen jederzeit aktuell zur Verfügung und bilden ohne Doppelerfassung die Grundlage für Leistungsabrechnung, Auswertungen und Controlling.
Ergebnis: weniger administrativer Aufwand, höhere Datenqualität und eine effiziente Leistungsabrechnung ohne Doppelerfassung.
Effiziente Zusammenarbeit im Team
- alle Beteiligten arbeiten im gleichen Dossier
- klare Zuständigkeiten, Berechtigungen und Rollen
Ergebnis: bessere Koordination, integrierte Kommunikation und Transparenz.
Sichere Zusammenarbeit mit externen Stellen
Auftraggebende, Beistände, Schulen und weitere Fachstellen können bei Bedarf über zeitlich begrenzte und geschützte Freigabelinks auf relevante Informationen, Dokumente oder Berichte zugreifen. Alle Beteiligten arbeiten jederzeit mit den aktuellen Informationen, während Berechtigungen und Zugriffe vollständig kontrollierbar bleiben.
Ergebnis: sichere Zusammenarbeit mit allen Beteiligten – ohne Medienbrüche.
Keywords und strukturierte Datennutzung
Durch den Einsatz von Keywords in der Dokumentation
- entsteht eine schnelle Übersicht über den Fall,
- können relevante Informationen sofort gefunden werden,
- werden Entwicklungen und Muster sichtbar.
Ergebnis: Verhaltensmuster von Klientinnen und Klienten lassen sich einfacher erkennen, und Wissen aus Fällen wird langfristig nutzbar.
Der gesamte Ablauf – von der Anfrage bis zum Abschluss – ist im System abgebildet. Wichtig dabei: Administrative Themen entstehen automatisch aus dem Prozess heraus. Beispiele:
- Die Leistungsabrechnung basiert direkt auf den erfassten Leistungen.
- Spesen werden im Kontext der Arbeit dokumentiert.
- Berichte entstehen direkt aus vorhandenen Informationen.
Ergebnis: kein zusätzlicher administrativer Aufwand.
Fazit
Sozialbegleitung lebt von Beziehungen, Vertrauen und Zeit für Menschen.
Mit easydoo hat mea via die Grundlage geschaffen, administrative Aufgaben zu reduzieren, Wissen transparent zu nutzen und Prozesse effizienter zu gestalten. Informationen sind zentral verfügbar, Dokumentationen nachvollziehbar und die Zusammenarbeit im Team wird nachhaltig unterstützt.
So bleibt mehr Zeit für Begleitung, Entwicklung und Perspektiven – und damit für die Menschen, die im Zentrum der Arbeit von mea via stehen.
Ausblick und Weiterentwicklung
Von der Dokumentation zum Organisationswissen
Mit der Digitalisierung der Sozialbegleitung und des Lernraums wurde die Grundlage für eine umfassende digitale Arbeitsplattform geschaffen. Heute bereits umgesetzt:
- Personaladministration und Vertragsmanagement
- Sitzungsorganisation mit Protokollierung und Transparenz bei Aufgaben und Entscheidungen
- Fundraising-Prozesse
- Wissensdatenbank und Wissensmanagement
Dadurch stehen Informationen, Dokumente und Wissen zentral zur Verfügung und können organisationsweit genutzt werden – ganz ohne Systembrüche.
Besonders die Kombination aus strukturierter Journalführung, zielorientierter Fallarbeit und Wissensdatenbank schafft einen nachhaltigen Mehrwert. Erfahrungen, Erkenntnisse und bewährte Vorgehensweisen bleiben nicht in einzelnen Dossiers verborgen, sondern werden langfristig nutzbar.
So entwickelt sich die Plattform kontinuierlich von einem Werkzeug für die Dokumentation zu einer zentralen Wissens- und Arbeitsplattform für die gesamte Organisation.
Nächste Schritte
Auf der Roadmap stehen weitere Optimierungen zur Entlastung der Fachpersonen. Im Fokus steht dabei insbesondere der gezielte Einsatz von KI-gestützten Funktionen. Künftig sollen Dokumentationen, Berichte und administrative Prozesse noch effizienter unterstützt werden – immer mit dem Ziel, den Aufwand für Administration weiter zu reduzieren und mehr Zeit für die Begleitung von Kindern, Jugendlichen und Familien zu schaffen.
Selbstverständlich stehen dabei Datenschutz, Vertraulichkeit und die verantwortungsvolle Nutzung von Informationen jederzeit an erster Stelle.
Erfahrungsbericht
Die Digitalisierung der Sozialbegleitung und des Lernraums aus Sicht von mea via – im Interview mit Aveline Voramwald und Massimiliano Russo.
Welche konkreten Herausforderungen hast du vor der Implementierung der digitalen Lösung erlebt?
Aveline Voramwald: Die grösste Herausforderung bestand im Zeitmanagement der Arbeitsaufteilung. Es wurde Zeit verloren mit Prozessen, welche nicht einheitlich gestaltet wurden. Wir nutzten verschiedene Tools, wobei wir diese jeweils zusammenführen mussten. Die Wahrscheinlichkeit, dass dabei etwas vergessen ging, war höher, ganz zu schweigen von der zeitlichen Einbusse. Auch die Sitzungsstruktur und Protokollführung wurden deutlich vereinfacht.
Welche Erwartungen hattest du an das Projekt und an die Umsetzung mit easydoo? Und wie gut konnten sie erfüllt werden?
Massimiliano Russo: Meine Erwartung an easydoo war, dass wir möglichst alle Programme, die wir im Alltag genutzt haben – wie Teams, Excel oder WhatsApp – durch eine zentrale Lösung ersetzen können. Diese Erwartung wurde erfüllt. Heute befinden sich sämtliche Daten rund um den Lernraum in easydoo. Das macht unsere Arbeit deutlich einfacher und übersichtlicher.
Welche Rolle spielen strukturierte Daten und zentrale Dossierführung in eurem Alltag?
Aveline Voramwald: Ein grosser Anteil der Professionalität unserer Arbeit liegt in einer übersichtlichen, nachvollziehbaren Dossierführung. Unsere Arbeit muss gegenüber den auftraggebenden Stellen legitimiert werden, wobei dafür der Überblick über die Daten nicht verloren gehen darf.
Unsere Arbeit mit dem Klientel ist sehr individuell und zielorientiert; dies muss abgebildet werden können. Die Arbeit wird durch die zentrale, strukturierte Dossierführung vereinfacht und effizienter. Wir verlieren keine Zeit mit dem Zusammenführen von Daten, sondern können noch mehr Zeit mit dem Hauptinhalt unserer Arbeit, der direkten Begleitung der Familien, verbringen. Alle Mitarbeitenden erhalten spezifischen Einblick und entsprechende Berechtigungen, wobei sich der Inhalt auf das Wesentliche beschränkt.
Wenn du deine Arbeit vor und nach der Einführung von easydoo vergleichst: Was fällt dir als Erstes auf, und welche Funktionen möchtest du heute nicht mehr missen?
Massimiliano Russo: Was ich heute nicht mehr missen möchte, ist ganz klar die strukturierte Erfassung im Lernraum. Damit konnten wir die wichtigsten täglichen Informationen zielorientiert in einem Fragebogen abbilden. Das liefert uns für die Berichterstattung klare und auswertbare Zahlen. Und die Suchfunktion ist einfach der Hammer. Was früher lange gedauert hat, finde ich heute in wenigen Sekunden.
Würdest du easydoo anderen Organisationen im Sozialbereich empfehlen – und warum?
Massimiliano Russo: Ich empfehle easydoo bereits weiter. Nicht nur an Freunde aus dem Sozialbereich, sondern grundsätzlich. Mit easydoo ist praktisch alles möglich.
Im Erstgespräch konnten wir Andi (Andreas Schwengeler) aufzeigen, welche Schwierigkeiten wir mit unserem damaligen Programm hatten. Daraus entstand eine Bedarfsanalyse und anschliessend wurden uns konkrete Lösungsvorschläge präsentiert. Diese haben wir gemeinsam besprochen und danach genau nach unseren Wünschen umgesetzt. Andi und Raffaella haben praktisch alle unsere Wünsche möglich gemacht. Von der ersten Vision bis zur Einführung wurden wir schnell und fachkompetent beraten und unterstützt. Auch die Schulung unserer Mitarbeitenden verlief reibungslos.
Und wenn wir heute Fragen haben oder Unterstützung benötigen, sind sie schnell erreichbar und helfen unkompliziert weiter.
