Contesto e situazione iniziale
Chi è mea via?
mea via Begleitungen GmbH sostiene bambini, giovani, giovani adulti e famiglie in situazioni di vita difficili. L’obiettivo è rafforzare le persone, rendere visibili le loro risorse e sviluppare insieme prospettive solide per la vita quotidiana. Il lavoro si svolge in forma ambulatoriale, vicino alla vita reale, e si orienta ai bisogni individuali delle persone accompagnate.
L’offerta comprende tra l’altro:
- coaching per giovani
- accompagnamento socio-pedagogico delle famiglie
- accompagnamento di visite e consegne
- spazio di apprendimento
Qual era la sfida?
Il lavoro socio-pedagogico di mea via è fortemente orientato ai casi e ai processi. Ne derivano requisiti elevati in termini di:
- documentazione e tracciabilità
- coordinamento tra professionisti, committenti e servizi esterni
- pianificazione di appuntamenti, rapporti e garanzie di assunzione dei costi
Prima dell’introduzione mancava una rappresentazione digitale continua di questi processi. Le informazioni erano sparse, i flussi di lavoro in parte manuali e l’onere amministrativo di conseguenza elevato.
Obiettivi del progetto
L’obiettivo di mea via era digitalizzare in modo globale i processi dell’accompagnamento sociale e rappresentarli in modo strutturato. Concretamente si trattava di:
- gestire centralmente tutti i dossier dei clienti,
- standardizzare e automatizzare i processi,
- migliorare la collaborazione nel team,
- semplificare la documentazione e la fatturazione di prestazioni e spese.
La soluzione easydoo
Con easydoo è stata creata una piattaforma su misura che supporta digitalmente tutta l’attività quotidiana legata ai dossier dei clienti, agli accompagnamenti e allo spazio di apprendimento.
Al centro c’è il dossier del cliente come base di lavoro centrale. Tutte le informazioni, gli obiettivi, le voci di diario, i documenti, i compiti e le prestazioni sono riuniti in un unico luogo e sempre aggiornati.
L’attenzione si è concentrata su:
- documentazione strutturata in base agli obiettivi concordati
- tenuta del diario semplificata grazie a modelli e processi chiari
- rapporti significativi direttamente dalle informazioni registrate
- migliore analizzabilità grazie a parole chiave e a una registrazione standardizzata dei dati
- riduzione dell’onere amministrativo nell’attività quotidiana
Ne risultano percorsi dei casi tracciabili, una migliore visione d’insieme degli sviluppi e dei progressi e un accompagnamento orientato all’impatto.
Un processo digitale continuo per l’accompagnamento sociale e lo spazio di apprendimento. Tutte le informazioni, gli obiettivi, le voci di diario, le prestazioni e i rapporti sono gestiti in un unico luogo – in modo tracciabile, strutturato e sempre disponibile.
Come supporta easydoo i professionisti nella quotidianità?
Dossier del cliente centrale
Il dossier del cliente è il fulcro del lavoro:
- tutte le informazioni rilevanti del caso in un unico luogo
- compiti, pianificazione e comunicazione integrati
- documentazione direttamente nel contesto del caso
- prestazioni e spese trasparenti e chiaramente riferite al cliente
Risultato: un ambiente di lavoro uniforme e continuo.
Tenuta del diario strutturata ed efficiente
Per il lavoro quotidiano nell’accompagnamento e nello spazio di apprendimento è stata realizzata una soluzione di diario semplice da usare:
- voci standardizzate in base agli obiettivi
- struttura chiara invece di testi liberi e poco chiari
- complessità ridotta per i collaboratori
Risultato: le voci di diario sono più semplici da registrare e subito analizzabili.
Documentazione orientata agli obiettivi
Le voci vengono registrate direttamente nel contesto di obiettivi chiaramente formulati e misurabili.
Risultato: i rapporti nascono direttamente dalla documentazione e la gestione dei casi è coerente e tracciabile.
Registrazione integrata delle prestazioni
Prestazioni e tempi vengono registrati direttamente nel dossier del cliente – anche da dispositivi mobili. Tutte le informazioni sono sempre aggiornate e costituiscono, senza doppie registrazioni, la base per fatturazione, analisi e controlling.
Risultato: meno onere amministrativo, maggiore qualità dei dati e una fatturazione efficiente senza doppie registrazioni.
Collaborazione efficiente nel team
- tutte le persone coinvolte lavorano nello stesso dossier
- responsabilità, autorizzazioni e ruoli chiari
Risultato: migliore coordinamento, comunicazione integrata e trasparenza.
Collaborazione sicura con servizi esterni
Committenti, curatori, scuole e altri servizi specializzati possono, se necessario, accedere a informazioni, documenti o rapporti rilevanti tramite link di condivisione protetti e a tempo limitato. Tutte le persone coinvolte lavorano sempre con informazioni aggiornate, mentre autorizzazioni e accessi restano completamente sotto controllo.
Risultato: collaborazione sicura con tutti i soggetti coinvolti – senza discontinuità tra strumenti.
Parole chiave e uso strutturato dei dati
L’uso di parole chiave nella documentazione permette
- di avere rapidamente una visione d’insieme del caso,
- di trovare subito le informazioni rilevanti,
- di rendere visibili sviluppi e schemi ricorrenti.
Risultato: i modelli di comportamento dei clienti si riconoscono più facilmente e il sapere derivante dai casi resta utilizzabile a lungo termine.
Processi invece di strumenti isolati
L’intero flusso – dalla richiesta alla chiusura – è rappresentato nel sistema. Importante: i compiti amministrativi nascono automaticamente dal processo. Esempi:
- La fatturazione si basa direttamente sulle prestazioni registrate.
- Le spese vengono documentate nel contesto del lavoro.
- I rapporti nascono direttamente dalle informazioni esistenti.
Risultato: nessun onere amministrativo aggiuntivo.
Conclusione
L’accompagnamento sociale vive di relazioni, fiducia e tempo per le persone.
Con easydoo, mea via ha creato la base per ridurre i compiti amministrativi, utilizzare il sapere in modo trasparente e rendere i processi più efficienti. Le informazioni sono disponibili centralmente, la documentazione è tracciabile e la collaborazione nel team è sostenuta in modo duraturo.
Resta così più tempo per l’accompagnamento, lo sviluppo e le prospettive – e quindi per le persone che sono al centro del lavoro di mea via.
Prospettive e sviluppo
Dalla documentazione al sapere dell’organizzazione
Con la digitalizzazione dell’accompagnamento sociale e dello spazio di apprendimento è stata creata la base per una piattaforma di lavoro digitale completa. Già realizzati oggi:
- amministrazione del personale e gestione dei contratti
- organizzazione delle riunioni con verbalizzazione e trasparenza su compiti e decisioni
- processi di fundraising
- banca dati delle conoscenze e gestione delle conoscenze
In questo modo informazioni, documenti e conoscenze sono disponibili centralmente e possono essere utilizzati in tutta l’organizzazione – senza alcuna discontinuità tra sistemi.
È soprattutto la combinazione di tenuta strutturata del diario, lavoro sui casi orientato agli obiettivi e banca dati delle conoscenze a creare un valore aggiunto duraturo. Esperienze, conoscenze acquisite e buone pratiche non restano nascoste nei singoli dossier, ma restano utilizzabili a lungo termine.
La piattaforma si evolve così continuamente da strumento di documentazione a piattaforma centrale di conoscenza e di lavoro per l’intera organizzazione.
Prossimi passi
Nella roadmap figurano ulteriori ottimizzazioni per alleggerire il lavoro dei professionisti, con particolare attenzione all’uso mirato di funzioni basate sull’IA. In futuro documentazione, rapporti e processi amministrativi dovranno essere supportati in modo ancora più efficiente – sempre con l’obiettivo di ridurre ulteriormente l’onere amministrativo e creare più tempo per accompagnare bambini, giovani e famiglie.
Naturalmente la protezione dei dati, la riservatezza e l’uso responsabile delle informazioni restano sempre al primo posto.
Testimonianza
La digitalizzazione dell’accompagnamento sociale e dello spazio di apprendimento dal punto di vista di mea via – intervista ad Aveline Voramwald e Massimiliano Russo.
Quali sfide concrete hai vissuto prima dell’implementazione della soluzione digitale?
Aveline Voramwald: La sfida più grande era la gestione del tempo nella ripartizione del lavoro. Si perdeva tempo con processi che non erano strutturati in modo uniforme. Usavamo diversi strumenti che dovevamo ogni volta mettere insieme. La probabilità di dimenticare qualcosa era più alta, per non parlare del tempo perso. Anche la struttura delle riunioni e la stesura dei verbali sono state nettamente semplificate.
Quali aspettative avevi nei confronti del progetto e della realizzazione con easydoo? E in che misura sono state soddisfatte?
Massimiliano Russo: La mia aspettativa nei confronti di easydoo era di poter sostituire con un’unica soluzione centrale il maggior numero possibile dei programmi che usavamo ogni giorno – come Teams, Excel o WhatsApp. Questa aspettativa è stata soddisfatta. Oggi tutti i dati relativi allo spazio di apprendimento si trovano in easydoo. Questo rende il nostro lavoro molto più semplice e chiaro.
Che ruolo hanno i dati strutturati e la gestione centralizzata dei dossier nella vostra quotidianità?
Aveline Voramwald: Gran parte della professionalità del nostro lavoro sta in una gestione dei dossier chiara e tracciabile. Il nostro lavoro deve essere giustificato nei confronti dei committenti, e per farlo non possiamo perdere la visione d’insieme dei dati.
Il nostro lavoro con la clientela è molto individuale e orientato agli obiettivi; questo deve poter essere rappresentato. La gestione centralizzata e strutturata dei dossier rende il lavoro più semplice ed efficiente. Non perdiamo tempo a riunire dati e possiamo dedicare ancora più tempo al cuore del nostro lavoro: l’accompagnamento diretto delle famiglie. Ogni collaboratore riceve una visione specifica e le autorizzazioni corrispondenti, con contenuti limitati all’essenziale.
Se confronti il tuo lavoro prima e dopo l’introduzione di easydoo: cosa ti colpisce per primo e di quali funzioni non vorresti più fare a meno?
Massimiliano Russo: Ciò di cui oggi non vorrei più fare a meno è senza dubbio la registrazione strutturata nello spazio di apprendimento. Ci ha permesso di rappresentare le informazioni quotidiane più importanti in un questionario orientato agli obiettivi. Questo ci fornisce cifre chiare e analizzabili per i rapporti. E la funzione di ricerca è semplicemente fantastica. Ciò che prima richiedeva molto tempo, oggi lo trovo in pochi secondi.
Consiglieresti easydoo ad altre organizzazioni del settore sociale – e perché?
Massimiliano Russo: Consiglio già easydoo – non solo ad amici del settore sociale, ma in generale. Con easydoo è possibile praticamente tutto.
Nel primo colloquio abbiamo potuto mostrare ad Andi (Andreas Schwengeler) le difficoltà che avevamo con il nostro programma precedente. Ne è nata un’analisi dei bisogni e in seguito ci sono state presentate proposte di soluzione concrete. Le abbiamo discusse insieme e poi realizzate esattamente secondo i nostri desideri. Andi e Raffaella hanno reso possibile praticamente tutti i nostri desideri. Dalla prima visione fino all’introduzione siamo stati consigliati e supportati in modo rapido e competente. Anche la formazione dei nostri collaboratori si è svolta senza intoppi.
E quando oggi abbiamo domande o bisogno di supporto, sono rapidamente raggiungibili e aiutano senza complicazioni.
